Как настроить эффективные пайплайн-ревью: 10 правил для руководителей отделов продаж

Разбор воронки продаж – один из ключевых управленческих ритуалов. В идеале он помогает команде продвигать сделки, а руководителю получать предсказуемый прогноз. На практике же пайплайн-ревью часто превращаются в непродуктивные обсуждения: данные в CRM не обновлены, цели не совпадают, встреча уходит в сторону и не дает понятных решений.

Чтобы пайплайн-ревью действительно усиливали систему продаж, формат нужно выстроить осознанно: сократить лишние обсуждения, сфокусироваться на действиях и выравнять ожидания менеджера и руководителя.

Мы собрали 10 проверенных способов прокачать пайплайн-ревью, и сделать встречи короче, результативнее и полезнее для всей команды.

Обычно это еженедельная или двухнедельная встреча один-на-один менеджера по продажам и руководителя, где обсуждается статус текущих сделок. Единственный фокус – что мешает закрыть сделку и что конкретно нужно сделать, чтобы убрать блокеры.

Групповые пайплайн-ревью почти всегда бесполезны.

Руководителям может казаться, что разбор одной сделки научит всю команду. Но на практике остальные менеджеры на таких встречах просто мысленно отсутствуют.

Разбор воронки должен проходить «один-на-один» — руководитель + менеджер.
Единственное исключение – это сложная сделка, где участвуют несколько менеджеров. Тогда совместный формат снижает потерю информации и помогает выработать общую стратегию.

Частая проблема: вся встреча уходит на одну «проблемную» сделку, и остальные остаются без внимания.

Всегда начинайте от общего разбора воронки по цифрам:

• каковы шансы достигнуть плана продаж исходя из текущей воронки?
• на чем лучше сфокусироваться?
• на каком этапе самые проблемные конверсии?

Опирайтесь на простой тайминг:

• 4 минуты — общий статус воронки
• 7 минут — сделка №1
• 7 минут — сделка №2
• 7 минут — сделка №3
• 5 минут — подведение итогов и фиксация задач

Все участники должны смотреть на одни и те же метрики, желательно из одного CRM-дашборда.

Запутанная воронка – это не только про нерелевантные данные.
Часто менеджеры не понимают, когда сделка действительно готова перейти на следующий этап. В итоге менеджер считает сделку горячей, а руководитель – сырой.

Решение – прописать критерии для каждого этапа: 2–3 вопроса, ответы на которые однозначно говорят, что можно двигаться дальше.

Например, переход из квалификации в демонстрацию продукта:

• Клиент озвучил конкретную боль, которую хочет решить, или желаемый сценарий использования?
• Есть ли бюджет или понимание диапазона стоимости у заказчика?

Если ответы «да» – этап пройден.

Фокус пайплайн-ревью – что делаем дальше, а не обсуждение прошлого.

Важно определить:

• какие препятствия сейчас тормозят сделку;
• кто отвечает за устранение каждого препятствия (менеджер / руководитель / другие подразделения);
• дедлайны и метрики.

Четкие задачи снижают пустые разговоры и делают встречи измеримыми.

Проблема многих пайплайн-ревью в отсутствии последующего контроля.

Чтобы избежать этого:

• руководителю стоит раз в неделю связываться с менеджером по ключевым задачам (звонок, письмо);
• прогресс должен быть виден в CRM: все обновления фиксируются, а все действия прозрачные.

Пайплайн-ревью работает только тогда, когда обе стороны опираются на одни и те же данные из CRM, актуальные и полные.

Проблема в том, что менеджеры часто не обновляют CRM вовремя, так как ручной ввод данных отнимает время.

Решение этой задачи – автоматизация:

• используйте CRM с авто-логированием писем, звонков и заметок;
• настройте автоматические напоминания менеджерам;
• обучите команду, какие поля сделки критически важно заполнять вручную и почему.

Одна из сильных сторон ИИ – прогнозирование. А цель пайплайн-ревью как раз прогнозировать вероятность закрытия сделок.

ИИ, интегрированный в CRM, анализирует массив исторических данных: статусы, длительность этапов, паттерны поведения клиентов, и:

• считает общий балл каждой сделки и лида,
• выделяет сделки с высокой вероятностью закрытия,
• показывает, какие факторы тормозят остальные сделки.

Это помогает фокусировать встречу на том, что реально влияет на план.

Пайплайн-ревью не место для:

• долгих коучинговых бесед,
• обсуждения стратегии,
• новостей компании,
• обучения.

Формат должен быть коротким и деловым, максимум 30 минут.
Если руководителю нужно донести информацию до команды, то письмо или корпоративный мессенджер лучше, чем попытка втиснуть это в разбор воронки.

Под давлением плана многие руководители задают наводящие вопросы и фактически загоняют менеджера в оборону.

Это разрушает доверие и делает встречу бесполезной.

Правильная позиция:

• проблема не в менеджере, а в возможности;
• фокус должен быть не на обвинении, а на поиске решения.

Не спрашивайте:

Лучше:

Частая ошибка, считать, что личный созвон руководителя с менеджером и разбор воронки, это одно и то же. Но:

• 1:1 – про развитие, мотивацию, трудности, поддержку.
• Пайплайн-ревью – про сделки.

Лучше проводить:

• 1 индивидуальный созвон в месяц,
• 2 пайплайн-ревью в месяц.

В конце квартала можно добавить больше пайплайн-встреч, но не стоит перегружать менеджера параллельными 1:1.

Эффективные пайплайн-ревью – это не отдельный инструмент, а часть управляемой системы продаж. Они работают тогда, когда у команды есть единые критерии, прозрачная воронка, актуальные данные и четкая ответственность за действия.

В наших проектах мы видим одно и то же: как только компании приводят эти элементы в порядок, прогноз становится точнее, сделки двигаются быстрее, а руководители получают возможность управлять процессом, а не тушить пожары.

Если вы хотите посмотреть на свой процесс продаж со стороны и понять, где именно в системе теряются сделки, мы в ATERRA поможем провести диагностику и выстроить понятный план изменений 👇